Các bước làm thủ tục hải quan tiếng Anh đây là câu hỏi thỉnh thoảng của rất nhiều bạn gọi điện hoặc email hỏi về các bước, và thủ tục xuất nhập khẩu phải thực hiện như thế nào, và bắt đầu từ đâu. Có rất bạn băn khoăn lo lắng vì công ty đang chuẩn bị xuất khẩu hay nhập khẩu lô hàng đầu tiên, mà chưa biết mình phải làm gì trước, làm gì sau thì hãy cùng mình tìm hiểu bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về bước làm thủ tục hải quan bằng tiếng Anh nhé!
Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa để bắt đầu làm thủ tục hải quan tiếng Anh
Bắt đầu từ Hợp đồng của ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường vận tải biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng…
Ở bước này, bạn có thể tương đối để dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung khi chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi và chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ rất khó hơn, mất rất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh chi phí.
Chuẩn bị các chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan
Với doanh nghiệp đã mới thành lập, thì cần nên mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn nhất như Viettel, VNPT, FPT… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của công ty họ, bạn sẽ được tư vấn một cách rất tận tình.
Đăng ký doanh nghiệp có sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, CO… Làm xong, thì mình cần đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
Đăng ký sử dụng có Hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường cần phải đợi đến ngày hôm sau mới có thể dùng được chức năng này.
Cài đặt Phần mềm khai báo về thủ tục hải quan tiếng Anh
Để khai báo hải quan bằng điện tử, bạn có thể chọn một trong các phương án:
- Dùng các phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan đã cung cấp. Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác thì có thể được tải về từ địa chỉ: https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default1.asp
- Chủ động xây dựng phần mềm theo đúng tiêu chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố tại địa chỉ: http://ptsw.customs.gov.vn/vnaccs/EDI%20Detailed%20Design.rar
- Sử dụng phần mềm đã cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận đã hợp chuẩn.
Khai và truyền tờ khai để làm thủ tục hải quan tiếng Anh
Đối với những bạn mới bắt đầu thì lần đầu tiên thì rất khó để cho bạn có thể tự mình khai lên tờ bằng phần mềm, vì trên đó có quá nhiều thông tin cần phải nhập, nhiều các mã số mà bạn sẽ không hiểu phải lựa chọn thế nào, hay phải tìm từ đâu, chẳng hạn như các loại mã: mã cảng, mã hải quan, mã loại hình…
Một khi đã ghi lên đủ những phần cần thiết của tờ khai, và kiểm tra lại cho chắc chắn, bạn có thể thử lại bằng cách truyền thử tờ khai. Khi thông tin đã đầy đủ và hợp lệ, tờ khai này sẽ được cấp số.
Sau khi đã truyền thử, bạn chỉ cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu trữ ở kho chờ thông quan…
Lưu ý: nếu sai những những thông tin này, nhiều khả năng bạn sẽ phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác nhé.
Chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục hải quan tiếng Anh
Tờ khai theo luồng Xanh:
- Hồ sơ chỉ cần một tờ khai in từ trên phần mềm và tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan, đem đến bộ phận hải quan giám sát để làm nốt thủ tục.
Tờ khai theo luồng Vàng:
Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu bao gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty đang muốn làm hồ sơ
- Tờ khai hải quan: 1 bản in từ các phần mềm
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp hình
- Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu của doanh nghiệp + dấu của hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
- Hóa đơn dùng cước vận chuyển quốc tế (với điều kiện ExWork, hoặc FOB), hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có) hoặc 1 bản photo
- Giấy đăng ký kiểm tra của bên chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của các cơ quan chuyên ngành
Tờ khai theo luồng Đỏ:
Chuẩn bị chứng từ cho 2 khâu theo nghiệp vụ:
- Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị giống như với luồng Vàng
- Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm một số chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho.
Trên đây mình đã chia sẻ cho bạn về cách làm thủ tục hải quan tiếng Anh chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp cho các bạn mới bắt đầu làm thủ tục một cách nhanh chóng nhất nhé!
