Tổ chức sự kiện là một trong những ngành đang rất HOT hiện nay, không chỉ trong ngành giải trí mà các doanh nghiệp muốn quảng bá sản phẩm hay kỷ niệm một dấu mốc quan trọng nào đó đều tiến hành tổ chức sự kiện. Tuy nhiên để một sự kiện được tổ chức thành công đòi hỏi phải có sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa các yếu tố. Đặc biệt là người tổ chức sự kiện cần phải lập được bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Đây là khâu quan trọng và được ưu tiên đặt lên hàng đầu. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong việc dự trù kinh phí sự kiện thì hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi để có thêm kiến thức cơ bản trong việc dự trù kinh phí nhé!
Tại sao nên lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Dù bất kỳ event với quy mô nào thì việc thiết lập ngân sách dự trù là rất quan trọng. Đối với một người làm sự kiện chuyên nghiệp thì việc dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ chi phí hụt đáp ứng các khoản chi phí phát sinh.Nếu như bạn không dự trù được kinh phí thì sẽ bộc lộ cho khách hàng thấy sự thiếu chuyên nghiệp của công ty. Chưa kể trong quá trình tổ chức có rất nhiều vấn đề phát sinh khiến bạn trở tay không kịp. Chính vì vậy lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được người tổ chức sự kiện đặt lên hàng đầu. Vậy thì cách làm như thế nào?
Hướng dẫn lập bảng dự trù chi phí khi tổ chức sự kiện
Để thực hiện việc lập bảng dự trù ngân sách sự kiện đầu tiên bạn cần phải nắm được các khoản chi phí cần phải chi tiêu trong sự kiện.
Các khoản chi phí sự kiện
Chi phí trong sự kiện được chia ra làm 3 khoản chính là: chi phí thực, chi phí ngầm và chi phí phát sinh, trong đó:
Chi phí thực: Đây là chi phí được dùng để tổ chức sự kiện và cụ thể thì cần phải chi trong các khoản sau:
- Chi phí mua sắm các dụng cụ, thiết bị và sản phẩm cần thiết để tổ chức sự kiện.
- Phí trả lương cho nhân viên.
- Chi phí sản xuất, mua các trang thiết bị đầu vào
Chi phí ngầm: Đây là khoản chi phí không rõ ràng và cũng không dễ kiểm soát. Các khoản chi phí này thường không được công khai. Tuy nhiên khoản chi phí này thường chỉ chiếm một tỷ lệ không nhỏ. Một số khoản chi phí ngầm như:
- Chi phí khấu hao cho các tài sản thuê cố định hay các trang thiết bị tồn kho…
- Chi phí chi trả khi gặp gỡ khách hàng và đối tác…
- Các khoản % hoa hồng.
- Các chi phí cơ hội khác.
Chi phí phát sinh: Chi phí phát sinh là chi phí bạn không lường trước được, trong các mẫu dự trù kinh phí tổ chức thì có chi phí quản lý chiếm 3% đến 10% tùy theo quy mô sự kiện. Chi phí này cũng được dùng để xử lý các sự cố khi phát sinh trong tổ chức sự kiện.
Hướng dẫn cách lập bảng dự trù kinh phí
Như đã nói ở trên việc lập bảng dự trù ngân sách cho sự kiện rất quan trọng khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào. Điều này sẽ giúp cho các đơn vị tổ chức kiểm soát được kinh phí một cách tốt nhất và tránh xảy ra các hiện tượng thiếu hụt hay không đủ ngân sách chi trả. Đồng thời có bảng dự trù kinh phí cũng cho thấy được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.Tuy nhiên để làm được bảng dự trù kinh phí cần một người có kinh nghiệm. Bởi lẽ đây là một công việc không hề đơn giản, tất cả các số liệu cần thiết và chính xác nhất được thu thập làm sao cho giảm thiểu tối đa chi phí cho tổ chức sự kiện.
Và để có được bảng dự trù kinh phí tối ưu nhất người thực hiện cần phải làm theo các hướng dẫn sau đây:
Nghiên cứu thật kỹ nội dung của sự kiện
Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất mà một nhà tổ chức sự kiện cần phải làm đó là xem xét kỹ bản kế hoạch và sự kiện để biết được trong sự kiện sắp tổ chức có nội dung gì. Các tiết mục trong sự kiện như thế nào, thời gian cụ thể ra sao…từ đó đưa ra mức chi tiêu hợp lý cho từng hoạt động.
Liệt kê thành danh sách cụ thể
Cần liệt kê một cách chi tiết tất cả các chi phí trong các hoạt động của sự kiện và các chi phí liên quan. Ngoài ra các chi phí này cần phải được sắp xếp một cách khoa học và logic để có thể thuận tiện cho việc kiểm soát, quản lý.
Dự trù chi phí phát sinh
Ngoài ra cần phải thực hiện dự trù chi phí phát sinh người lập ngân sách cần nhạy bén trong việc dự đoán những khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Từ đó liệt kê bảng dự trù chi phí để sử dụng trong trường hợp cần thiết.
Trên đây là hướng dẫn cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Với những ai lần đầu tiên tổ chức sự kiện thì đừng bỏ qua bài viết này của chúng tôi, hy vọng những thông tin trên có ích cho bạn.
